戸籍全部事項証明（戸籍謄本）の誤交付について

窓口で、戸籍全部事項証明（以下「戸籍謄本」という。）を2通請求された方へ、ご本人（以下「A氏」という。）の戸籍謄本と別の方（以下「B氏」という。）の戸籍謄本を交付した。

戸籍住民サービス課窓口にて、A氏より戸籍謄本2通の請求をうけ、プリンタから出力。
同時間に帳票出力の検証作業のため、無作為抽出したB氏の
戸籍謄本1通を、同じプリンタから出力。
A氏へ、A氏の戸籍謄本2通を誤って1通としてとじ込み、交付するとともに、B氏の戸籍謄本1通を交付。

A氏が他自治体へ戸籍手続きのため、台東区から交付を受けた戸籍謄本をすべて提出。
他自治体職員から、A氏がB氏の戸籍謄本を所持している旨の連絡を受け誤交付が判明。

区職員が他自治体へ訪問し、誤交付した戸籍謄本を回収。

B氏の戸籍謄本記載の情報が漏えいした。

A氏及びB氏に連絡し、経緯説明と謝罪を行った。

重要な個人情報を扱う部署でありながら、個人情報保護の意識に欠けた事態を発生させたことの重みを強く認識し、以下のとおり再発防止に取り組む。

• 個人情報保護の意識向上、リスク発生時の迅速な対応など、戸籍住民サービス課全職員を対象に危機管理研修を実施する。
• 課内の全職員に対し、担当業務の手順についての再確認を徹底させる。
• 証明書交付時の確認項目を貼りだすなど、業務手順の見える化を行う。

この度は、対象者の方並びに区民の皆様に、多大なる御心配と御迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は職員の個人情報保護の意識、危機管理意識の強化に努め、証明書の誤交付が発生しないよう業務手順に沿った事務の遂行を徹底し、再発防止に取り組んでまいります。